Privatlivspolitik

Anonyme henvendelser og tavshedspligt

Når du henvender dig til Enhed for anonym håndtering af seksuel chikane og sexisme (herefter Enheden) vælger du selv, hvilke oplysninger du giver til Enheden. Du kan derfor godt være anonym, når du henvender dig. Alle ansatte, som behandler de oplysninger, som du vælger at give os, har tavshedspligt.

Hvis du vil være anonym: Du skal være opmærksom på, at du ikke skal fortælle os dit navn, eller andre oplysninger, sådan at vi ved at "lægge oplysningerne sammen" kan regne ud, hvem du er.

Hvis du ikke er anonym: Hvis du direkte eller indirekte giver din identitet til kende, er vi forpligtet til at notere det. De fortrolige oplysninger, du giver os, er dog fortsat omfattet af vores tavshedspligt, og du kan derfor komme til os i et fortroligt rum. Der er få undtagelser til tavshedspligten. Du kan læse mere herom under ”Videregivelse af personoplysninger”.

Vores behandling af dine personoplysninger

Når du henvender dig til Enheden, opretter vi en sag på din henvendelse. Hvis du ikke er anonym, vil vi registrere dine personoplysninger i den forbindelse. Det sker for at kunne vejlede og rådgive dig om dine muligheder. Derudover kan vi også behandle dine personoplysninger, hvis du evt. skal indgå i et rådgivnings- eller samtaleforløb hos en konsulent med en psykologfaglig baggrund. Hvis du er anonym, registrerer vi ikke dine personoplysninger på sagen.

Hvilke personoplysninger behandler vi

Vi registrerer både almindelige og følsomme personoplysninger, som du selv vælger at give os som led i din henvendelse og den videre dialog med Enheden. Det kan fx være navn, arbejdsplads, samt oplysninger om dine sociale forhold og helbredsoplysninger.

Formålet med behandling af dine personoplysninger

Vi indsamler og behandler de personoplysninger, du vælger at give os, med henblik på at kunne yde dig relevant rådgivning og psykologbehandling. Enheden journaliserer og dokumenterer som led heri din henvendelse eller dit forløb i Enheden.

Desuden bruger vi oplysningerne i en ikke personhenførbar form til statistisk brug og ledelsesinformation for blandt andet at kunne iværksætte indsatser for at forbedre arbejdsmiljøet for Københavns Kommunes ansatte.

Endelig behandler vi oplysningerne som led i håndtering af aktindsigtssager og indsigtssager, eller hvis du vælger at gøre brug af dine øvrige rettigheder efter GDPR, fx retten til berigtigelse eller begrænsning.

Hvor lang tid opbevarer vi dine personoplysninger

Vi opbevarer de oplysninger, som du vælger at give os som led i henvendelser og psykologforløb, i 5 år.

Videregivelse af personoplysninger

Vi sender som det klare udgangspunkt ikke dine oplysninger videre uden en forudgående, klar tilkendegivelse fra dig. Det skyldes, at de fortrolige oplysninger, du giver os, er omfattet af vores tavshedspligt. Vi kan derfor kun videregive oplysninger, hvis det er berettiget. Vi vil således ikke videregive oplysninger til din arbejdsgiver eller leder. Af den grund vil din henvendelse til Enheden ikke gøre din arbejdsgiver eller leder bekendt med de indberettede forhold i arbejdsmiljølovens forstand. Du skal selv orientere din arbejdsgiver eller leder herom, eller klart tilkendegive over for os, at vi skal orientere din arbejdsgiver.

Der kan dog være helt særlige tilfælde, hvor vi vil give dine oplysninger videre uden en forudgående, klar tilkendegivelse fra dig. Det drejer sig om situationer, hvor der er konkret grundlag for at tro, at der er opstået en fare for dit eller andres liv, eller hvis vi har en pligt til at foretage underretning om et barn. Det kan også være i situationer, hvor vi er retligt forpligtet til at give oplysningerne til retshåndhævende myndigheder.

Orientering af din leder

Hvis du ønsker at vi skal orientere din leder på dine vegne om den hændelse du har været udsat for, skal du klart tilkendegive dette over for os. Hvis du giver en forudgående, klar tilkendegivelse til os – og der er sagligt grundlag herfor - kan vi sende relevante oplysninger videre til din arbejdsplads. Dette vil ske for at din arbejdsplads kan hjælpe dig, fx hvis du vil lave en indberetning efter arbejdsmiljøloven, eller hvis din henvendelse falder uden for Enhedens formål.

Vi kan også efter din forudgående, klare tilkendegivelse sende din henvendelse videre til Borgerrådgiveren, fx fordi henvendelsen skal sendes til Københavns Kommune som en whistleblowerhenvendelse.

Du er velkommen til at kontakte os, hvis du vil have råd, vejledning og støtte til, hvordan du selv kan orientere din leder.

Arbejdsmiljø København er dataansvarlig

Københavns Kommune, Arbejdsmiljø København, Enghavevej 82, 2450 København SV, CVR-nummer 64942212, er dataansvarlig for behandling af de personoplysninger, som du vælger at give til os.

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger

De personoplysninger, som du vælger at give til os, behandler vi til brug for psykologisk rådgivning, undersøgelse og behandling med hjemmel i §§ 1-5 i bekendtgørelse om autoriserede psykologers pligt til at føre ordnede optegnelser (journalføringsforpligtelsen) samt efter de almindelige regler om notat- og journaliseringspligt i offentlighedslovens §§ 13 og 15 og på ulovbestemt grundlag, jf. artikel 9, stk. 2, litra b, jf. artikel 6, stk. 1, litra c og e i GDPR.

Derudover behandler vi oplysninger i statistikøjemed til brug for at udarbejde anonymiseret data til ledelsesinformation, fordi det er en væsentlig samfundsinteresse, at Københavns Kommune kan få statistiske oplysninger til brug for vurdering af, om der skal iværksættes initiativer for at understøtte et sundt og sikkert arbejdsmiljø, jf. i databeskyttelseslovens § 7, stk. 4, jf. artikel 9, stk. 2, litra g, og artikel 6, stk. 1, litra e.

Vi behandler de oplysninger, som vi sender videre til rette forvaltning i Københavns Kommune efter en klar, forudgående tilkendegivelse fra dig, på baggrund af databeskyttelseslovens §§ 6, 7, stk. 4, 8, stk. 5, og 12, jf. GDPR artikel 9, stk. 2, litra b og g, og artikel 6, stk. 1, litra c og e, fordi det er en væsentlig samfundsinteresse at understøtte et sundt og sikkert arbejdsmiljø ved at håndtere evt. episoder på arbejdspladsen, og fordi den relevante forvaltning derved får en retlig forpligtelse til at handle på den modtagne information efter de arbejdsmiljøretlige regler.

I de helt særlige tilfælde, hvor vi har en pligt til at reagere, fordi der fx er grundlag for at tro, at nogens liv er i fare, eller fordi vi har pligt til at lave en underretning om et barn, vil vi behandle personoplysninger efter § 7 i databeskyttelsesloven, jf. artikel 9, stk. 2, litra c, samt servicelovens 153.

Dine rettigheder

Efter reglerne i GDPR har du ret til at få indsigt i dine personoplysninger, og du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv berigtiget, ligesom du har ret til at anmode om begrænsning af behandling af dine oplysninger samt har ret til dataportabilitet.

Efter reglerne har du også i særlige tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig. Denne ret er begrænset, bl.a. fordi vi i Enheden har en særlig journalføringspligt efter hhv. psykologloven og de forvaltningsretlige regler. Det betyder, at retten til at få slettet dine personoplysninger tidligere end den anførte slettefrist på 5 år er begrænset.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder eller ønsker indsigt i sagen, kan du kontakte:

Arbejdsmiljø København
Enghavevej 82
2450 København SV

På telefon: 3366 5766, mandag til fredag fra kl. 9.00-15.00.

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk. 

På www.kk.dk/om-kommunen/databeskyttelse/generel-privatlivspolitik.dk kan du læse mere om Københavns Kommunes generelle privatlivspolitik.

Københavns Kommunes Databeskyttelsesrådgiver

Har du mere generelle spørgsmål til Københavns Kommunes anvendelse af persondata, er du velkommen til at kontakte Københavns Kommunes Databeskyttelsesrådgiver.

På www.kk.dk/databeskyttelse kan du læse mere om, hvordan du kontakter Databeskyttelsesrådgiveren elektronisk.