Indretning af kontorarbejdspladsen

Indretning af storrumskontorer kræver andre og mere omfattende overvejelser end indretning af enkeltmandskontorer. Blandt andet kan det være væsentligt sværere at styre indeklima, støj- og lysforhold i storrumskontorer.

Derfor er det vigtig at forberede en proces, som indtænker både fordele og ulemper og som inddrager både eksperter, arbejdsmiljøgruppen og de medarbejdere som fremadrettet skal arbejde i storrumskontoret.

Et storrumskontor forstås her som er et kontor, hvor flere arbejder i samme rum.

Hvad skal vi vælge - enkeltmandskontorer eller storrumskontorer?

Der er fordele og ulemper forbundet med at arbejde i enkeltmandskontor og at arbejde i storrumskontor.

I et storrumskontor gælder de samme regler som i små kontorer. Men det kræver andre overvejelser ved indkøb og indretning.

Hvis I på arbejdspladsen har mest brug for idéudveksling, inspiration og hyppig brug af hinandens godkendelse, syn på sagen mm., kan storrum være en fordel.

Er der mest behov for ro til fortrolige samtaler og opkald, der kræver koncentration og stilhed, kan indretning med storrumskontor være upraktisk og en belastning for arbejdsmiljøet.

Ved etablering af storrumskontorer er det vigtigt, at der er mødelokaler og samtalerum nok.

Ikke alle arbejdsfunktioner passer til storrum. Om en arbejdsplads skal satse på storrumskontorer eller mindre kontorer, afhænger i høj grad af, hvilken type arbejde, der skal udføres.

Arbejdsopgaven kan være med til at bestemme, om I vælger faste arbejdspladser eller et aktivitetsbaseret kontormiljø.

I et aktivitetsbaseret kontormiljø har man ikke faste arbejdspladser. Der er ”clean desk”, når man forlader arbejdsstationen, så den står klar til den næste medarbejder.

Et aktivitetsbaseret kontormiljø stiller andre krav til arbejdsredskaber, inventar og indretning.

Alle medarbejdere vil typisk skulle udstyres med mobiltelefon og en bærbar computer, som man slutter til en docking station. Medarbejderne kan have behov for et skab, hvor de kan lægge deres it-udstyr og hyldeplads til at placere papirer og mapper.

Vælg kontorstole, som er lette at indstille (3-4 forskellige modeller), så medarbejderne hurtigt kan få rutine i at indstille stolene til deres individuelle behov.

Brugerinvolvering

Brugerinvolvering er et nøgleord ved alle forandringsprocesser. I opnår bedre løsninger, når de ansatte aktivt engagerede i forandringsforløbet. Både i forhold til kvaliteten af løsningerne, og når de skal tages i brug. Medarbejderne bakker op om de løsninger, som de selv har været med til at designe, og hvor de selv har haft reel indflydelse undervejs.

God indretning 

Det er vigtigt, at kontoret indrettes så det understøtter den måde, man gerne vil organisere arbejdet på og den kultur, man gerne vil fremme på arbejdspladsen. Der skal der være den nødvendige plads, organiseret i et godt flow. Plads både på den enkelte arbejdsstation og tilstrækkelig plads mellem arbejdsstationerne og på gangarealer.

Det er også vigtigt med tilstrækkeligt antal møderum, samtalerum, stillerum mm. Kontorerne kan inddeles i samtalezoner, stillezoner og med afskærmede akustikbokse til telefonsamtaler eller småmøder.

IT, telefonsystem, kontormaskiner, arbejdsborde mm. skal understøtte den måde, man vil organisere arbejdet på.

I sikrer bedst en god indretning af arbejdspladsen, ved at både at involvere medarbejderne og bruge rådgivere. Den optimale situation er, hvis I samarbejder med arkitekter, rådgivere, bygherrer m.fl. og sammen udvikler de organisatoriske og fysiske rammer.

Kulturen på arbejdspladsen

Omgangs- og samarbejdsformer har stor betydning for et velfungerende samarbejde og trivsel i storrumskontoret:

• Tag løbende en snak om, hvordan I har den bedst mulige adfærd i forhold til ikke at forstyrre hinanden
• Vær opmærksom på, at videndeling ikke nødvendigvis sker af sig selv
• Aftal hvilke samtaler, og hvordan, det er i orden at tage i storrummet
• Aftal også, hvornår man skal forlade rummet for at tage samtalen et andet sted
• Skab en kultur, hvor det er legalt at bede om arbejdsro, uden at det skaber konflikt.

Indeklima

Indeklimaet er vigtigt for trivsel og koncentration for medarbejdere i storrumskontorer. Indeklimaet er bl.a. forhold der omhandler luftkvalitet, udluftning, temperatur, lys (dagslys- og kunstigt lys), støj/lyde i rummet m.m.

Forskellige behov og forskellige placeringer i rummet kan resultere i forskellige ønsker.  Sørg for at afstemme forventninger til fx oprydning, udluftning og temperaturer. Indtænk også akustik, belysning og ventilation. Aftal, hvor overtøj skal hænge og hvor madpakken spises mv.

Indeklimaet har stor betydning for, hvordan du har det på arbejdspladsen

Et dårligt indeklima kan give hovedpine, trætte øjne, spændinger i nakke og skuldre og generelt påvirke arbejdsglæden.

På en kontorarbejdsplads skyldes et dårligt indeklima ofte støv, dårlig luft som følge af forkert temperatur eller ventilation og støj fra mennesker og maskiner.

Ofte kan indeklimaet forbedres markant ved at flytte rundt på møblerne, foretage justeringer på elektronikken eller ændre rutinerne på arbejdspladsen.

Tag fat i Arbejdsmiljø København, hvis I ønsker gode råd til, hvordan man får et godt indeklima på kontoret.

De fysiske omgivelser har stor betydning for, hvilke belastninger I oplever i dagligdagen.

Det kan fx have stor betydning, om en medarbejder sidder på den rette stol, eller om computeren står rigtigt i forhold til lyset fra vinduet.

Tag fat i Arbejdsmiljø København, hvis I ønsker rådgivning i, hvilke overvejelser man skal gøre sig, når man indretter kontoret eller køber nye møbler og belysning – herunder ergonomiske hensyn, krav til rummenes størrelse og placering af møbler og arbejdspladser.

Målet er, at de fysiske rammer skal passe til jeres behov, så der er de bedste forudsætninger for trivsel og kvalitet i arbejdet.

De hjælpemidler, som I bruger på arbejdspladsen, har stor betydning for, om jeres kroppe bliver belastet

Mange får fx gener i hænder, arme og skuldre i forbindelse med arbejdet med computermus eller oplever at få trætte øjne, fordi de har behov for skærmbriller.

Arbejdsmiljø København kan rådgive om, hvilke forhold der er vigtige i forbindelse med jeres IT-udstyr og give gode råd til, hvordan I mindsker belastningerne.