Fravær

Temamøde om arbejdsfastholdelse for MED/arbejdsmiljøudvalg

Der er mange måder at arbejde med fastholdelse på – at tage fat i arbejdspladsens rummelighed er én af dem. Man kan arbejde med rummelighed på alle niveauer; organisatorisk, ledelsesmæssigt, på gruppeniveau og hos den enkelte medarbejder. Derfor er netop jeres MED- eller arbejdsmiljøudvalg et godt sted at drøfte, hvilke muligheder I har for at styrke rummeligheden på de forskellige niveauer af jeres organisation. 

På temamødet vil I få:

• Viden om, hvad arbejdsfastholdelse og rummelighed handler om
• Introduktion til lovgivning, retningslinjer og særordninger i forhold til fastholdelse

Derudover giver temadagen jer mulighed for at drøfte:

• Hvordan rummelighed kommer til udtryk på jeres arbejdsplads
• Hvad organisationen, ledelsen og den enkelte kan gøre for at styrke rummeligheden
• Hvor jeres grænse går, og om man som arbejdsplads kan være for rummelig
• Hvordan I kan håndtere en aktuel udfordring omkring fastholdelse

Temadagen giver desuden mulighed for at drøfte nogle af de dilemmaer, der kan være forbundet med arbejdsfastholdelse. Hvis ledere og medarbejderrepræsentanter kan finde et fælles ståsted, er det nemmere at kommunikere til resten af arbejdspladsen.

Arbejdsmiljø København kan hjælpe jer med at undersøge kulturen omkring sygefraværet og på denne baggrund rådgive jer i forhold til, hvordan I kan handle på iagttagelserne.

Det kan være svært at blive helt klog på, hvad der ligger bag sygefraværet på en arbejdsplads. Fraværet kan være lavt i én afdeling og højt i en anden på trods af, at opgaverne og arbejdsforholdene tilsyneladende er de samme. Eller arbejdspladsen kan have et højere fravær end andre sammenlignelige arbejdspladser, uden at der kan findes oplagte årsager til dette.

Arbejdsmiljø København kan sammen med jer undersøge arbejdspladsens kultur i forhold til fravær, nærvær og trivsel. På denne baggrund kan I blive klogere på, hvad der ligger til grund for fraværet, og hvilke muligheder hhv. ledelsen, medarbejderne og MED- eller arbejdsmiljøorganisationen har for at øge nærværet.

Forløbet skræddersys til jeres arbejdsplads, men kan eksempelvis bestå af:

• Analyse af relevante data. Her ser vi først og fremmest på sygefraværstallene, men også på resultater af trivselsmålinger og lignende
• Interview med nøglepersoner blandt ledere og medarbejdere
• Observationer af det daglige arbejde
• Temamøder hvor man drøfter kultur og holdninger i forhold til fravær 

Forløbet afsluttes med en sammenfatning og formidling af resultater fra den målbare og oplevede virkelighed. Derudover kan Arbejdsmiljø København støtte jer i at udarbejde en handleplan.

Ønsker I at arbejde strategisk og systematisk med fravær og fastholdelse, kan det være en god ide at udforme en fraværspolitik. En fraværspolitik er med til at understrege arbejdspladsens mål, retningslinjer og holdninger i forhold til fravær og fastholdelse. Derudover kan politikken tydeliggøre overfor såvel medarbejdere og ledere, hvordan fravær håndteres på arbejdspladsen. 

I Københavns Kommune er der udarbejdet overordnede fraværspolitikker, som gælder for alle arbejdspladser i den pågældende forvaltning. Fraværspolitikken på jeres arbejdsplads skal derfor formuleres, så den lægger sig op ad de udstukne rammer i jeres forvaltnings fraværspolitik.

Arbejdsmiljø København kan rådgive jer i forhold til, hvordan I arbejder med at indføre en fraværspolitik. Vi kan være med til at sætte rammerne for en god dialog, hvor relevante parter deltager, og vi kan støtte jer i at få politikken ”til at leve” i organisationen.

En fraværspolitik kan bl.a. indeholde:

• Mål for nedbringelsen af fravær – hvad kunne vi tænke os at opnå?
• Regler og retningslinjer omkring fravær – hvad gør man, hvis man bliver syg? Mm.
• Roller og ansvar – hvem gør hvad, hvis en medarbejder sygemeldes?
• Forebyggelse – hvordan arbejder vi for at forebygge fravær? 
• Handlemuligheder – hvilke tiltag har vi, der kan bidrage til fastholdelse? (eksempelvis fleksibel arbejdstid, seniorordninger, delvis raskmelding mm.)

Arbejdet med at formulere en fraværspolitik bør altid foregå i et samarbejde mellem ledere og medarbejdere. Derfor kan det være en god ide at inddrage MED- eller arbejdsmiljøudvalget.

Indholdet i og omfanget af rådgivningen tilpasses jeres behov og afklares på et indledende møde.

Der er flere grunde til, at det er værdifuldt for arbejdspladsen at arbejde systematisk med fravær. Systematikken kan give overblik og klarhed over de overvejelser, handlinger og beslutninger, der skal gøres i forbindelse med fravær. Systematik giver en gennemsigtighed – både overfor den fraværende og de øvrige medarbejdere – der er med til at øge følelsen af retfærdighed og tillid. Og endelig kan den systematiske tilgang spare tid, da det vil være tydeligt, hvem der gør hvad og hvornår.

Arbejdsmiljø Købehavn kan hjælpe jer med at skabe systematik i forhold til både forebyggelse og håndtering af fravær. Rådgivningen tilpasses jeres situation og spørgsmål, men kan eksempelvis indebære:

• Introduktion til, hvordan I kan tyde og bruge jeres data om sygefravær i fraværsarbejdet 
• Afklaring af, hvilke fastholdelses- og opfølgningsredskaber der findes, og hvordan I kan gøre brug af dem (eksempelvis mulighedserklæringer, delvis raskmelding og §56)
• Viden om, hvilke muligheder I har for at få hjælp til fraværsarbejdet (SYFO/Tidlig indsats, fraværshotline, lokale fraværskonsulenter, personalejuridisk bistand mm.) 
• Inspiration til jeres forebyggende arbejde – herunder hvordan I kan arbejde systematisk med jeres fysiske og psykiske arbejdsmiljø i jeres løbende APV-arbejde - både i forhold til den fraværende og i forhold til kollegagruppen.

I har muligvis allerede en fraværspolitik, der er med til at skabe systematik. I så fald kan Arbejdsmiljø København rådgive jer ift. hvordan I formidler og implementerer politikken, så den kommer til at leve i praksis. Har I endnu ikke lavet en fraværspolitik, kan denne drøftelse være et glimrende udgangspunkt til at udforme én.