Rummelighed i arbejdsfællesskabet
Mange ledere oplever et dilemma, når de på den ene side har en medarbejder med behov for særlige vilkår, og på den anden side har et ansvar overfor helheden og de øvrige medarbejdere.
Københavns Kommune er en arbejdsplads, der som udgangspunkt gør en indsats for at finde løsninger sammen med medarbejdere, der har eller får nedsat funktionsevne (midlertidigt eller varigt) af helbredsmæssige eller personlige grunde. Dette dog altid under hensyn til arbejdspladsens mulighed for at opretholde en stabil drift og løse opgaverne bedst muligt. Det kan fx være på grund af stress eller fysisk sygdom i en kortere periode, eller det kan være en varig funktionsnedsættelse på grund af fx kronisk sygdom. Samtidig har du som leder ansvar for at få løst kerneopgaven effektivt og i høj kvalitet.
På denne side finder du som leder inspiration til at undersøge og vurdere dit mulighedsrum, når du laver sygefraværsaftaler og andre aftaler om særlige vilkår med en medarbejder. Du vil blive guidet igennem relevante overvejelser og ideer til, hvordan du har øje på kollegernes arbejdsmiljø – og hvad du kan gøre for at forebygge mistrivsel.
Du vil også få ideer til, hvordan din organisation kan blive til hjælp og støtte i forhold til at kvalificere beslutninger og eventuelle indsatser.
Nederst på siden kan du se de støttemuligheder vi tilbyder i Arbejdsmiljø København.
Aftalens betydning for arbejdsfællesskabet
Aftaler om rummelighed fungerer bedst i praksis, når arbejdsfællesskabet er stærkt og organisationen robust. Det kan derfor hjælpe dig som leder at se på, hvad der kendetegner det aktuelle arbejdsfællesskab, og om der er grund til at styrke et, eller flere, af de fire elementer: Det organisatoriske, det opgaverettede, det kollegiale og det faglige arbejdsfællesskab.
Inspiration og redskaber
Vis alle
Rammesæt forandring
Den medarbejder, der har brug for særlige vilkår, har ofte dårlig samvittighed over ikke at kunne løfte sin del af kerneopgaven. Vær opmærksom på dette og rammesæt forandringerne som et fælles anliggende i gruppen: Behovet for særlige hensyn kan opstå for alle, og det vil vi gerne skabe plads til. Sørg for at være tydelig i din kommunikation – det kan være med til at minimere spekulationer og dårlig samvittighed.
Du kan finde hjælp til at navigere mellem hensynet til medarbejderen og den samlede situation i redskabet "Hold balancen", som du finder nedenfor.
Beskriv ændringer – lav klare aftaler
Når en medarbejder har brug for særlige vilkår i en periode, vil der ofte være opgaver, som kollegerne må håndtere. Det kan betyde, at de i en periode skal arbejde anderledes og måske mere. Det er afgørende at du og medarbejderen sammen lægger en plan, som du kan præsentere for teamet. Det er ikke hensigtsmæssigt, hvis kollegerne er usikre på hvilke aftaler der er indgået - fx hvor mange timer medarbejderen skal arbejde og hvilke opgaver medarbejderen eventuelt ikke skal løse.
Inddrag eventuelt teamets ideer til, hvordan opgaverne kan løses før du træffer en endelig beslutning. Informer derefter teamet om din beslutning, giv plads til spørgsmål og sørg for, at der er klare aftaler om, hvem der har hvilke opgaver.
I denne sammenhæng kan en handlingsplan skabe klarhed over, hvad der er aftalt. En skabelon til en handlingsplan finder du nedenfor.
Opstil klare kriterier for opgaveløsning
I situationer, hvor der er ekstraordinært pres på, kan klare og fælles kriterier for prioritering hjælpe medarbejderne til bedre opgaveløsning og samtidig give trivsel.
Værktøjet “Styrk jeres arbejdsfællesskab i praksis” kan bruges til en dialog i teamet om prioritering, så måden i foretager til- og fravalg opleves legitimt og ensartet. Find værktøjet herunder - se side 24-25.
Hold øje med trivslen
Hvis du fornemmer tidlige tegn på overbelastning i teamet, som kan gøre det svært for arbejdsfællesskabet at rumme særlige aftaler, kan "Trivselstrappen" hjælpe med at kortlægge situationen. Du kan bruge redskabet for dig selv, eller i arbejdsmiljøgruppen, før du eventuelt følger det op med en drøftelse i teamet. Find redskabet nedenfor.
Det kan skabe overskud at tale om jeres generelle trivsel. En dialog i teamet om hvad der giver energi og hvad der presser, kan øge det gensidige kendskab til hinanden og gøre det lettere som kollega at hjælpe når noget er svært.
Kulturens betydning
Kulturen på en arbejdsplads har stor betydning for hvordan teamet håndterer arbejdspres og perioder med høj belastning. Og dermed for, hvordan der kan skabes plads til individuelle aftaler. Hvis du oplever, at I har fået udviklet en kultur, som ikke er befordrende for trivsel og rummelighed, kan redskabet 'Kulturtrekanten' hjælpe jer til at tage en dialog om arbejdspres, som kan bidrage til at skabe en mere stressforebyggende kultur med bedre trivsel. Du finder den herunder.
Brug din organisation
Husk, at du ikke står alene med at håndtere de svære dilemmaer omkring den enkelte medarbejders og arbejdsfællesskabets behov. Der er formuleret politikker og retningslinjer i Københavns Kommune for håndtering af fravær og rummelighed, og der er udviklet en strategi for at skabe arbejdspladser med høj arbejdsglæde, godt arbejdsmiljø og lavt sygefravær - se mere på KK-intra her: Sygefravær (KK-ledersiden) | Intra
Brug din ledergruppe til at drøfte situationen, og inddrag arbejdsmiljøgruppen og eventuelt MED til at udvikle fælles holdninger til fravær og rummelighed. I kan finde inspiration i dialogværktøjet "Kom i hus med sygefraværsopgaven”.
I nærværende version af dialogværktøjet, er de spørgsmål fremhævet, der har relevans for rummelighed - se det nedenfor (værktøjet er under opdatering).
Som leder er der mange informationer om trivsel og mistrivsel, du ikke umiddelbart har adgang til. Her kan tillidsrepræsentanten (TR) og arbejdsmiljørepræsentanten (AMR) spille en aktiv rolle i at lægge øret til organisationen i form af lytteposter. TR og AMR kan også have rollen som ambassadører i forhold til at formidle beslutninger og aftaler om særlige vilkår på arbejdspladsen. I kan finde inspiration til at udvikle disse roller systematisk i redskaberne herunder.
Støttemuligheder i Arbejdsmiljø København
I Arbejdsmiljø København kan du hente rådgivning og støtte i forhold til at styrke arbejdsfællesskabet og håndtere udfordringer der er knyttet til rummelighed.
Hotline i Tidlig Indsats: Her kan du få telefonisk sparring om dit konkrete dilemma og rådgivning om mulighederne for rummelighed i jeres situation. Tidlig Indsats yder også bredere ledersparring i situationer med svære dilemmaer.
Du kan ringe dagligt fra 9-13 på telefon 3366 5766 #1.
Arbejdsmiljørådgivning: Arbejdsmiljø København rådgiver om alle emner inden for arbejdsmiljø, også i situationer, som relaterer sig til rummelighed i arbejdsfællesskabet.